Vérification des contrats - mai 2008

Sommaire

Les marchés publics du gouvernement fédéral représentent un domaine de plus en plus sensible et objet d'examen minutieux. Les ministères et organismes du gouvernement doivent se conformer à la Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). La Politique sur les marchés du SCT porte que les marchés publics du gouvernement doivent être organisés de façon prudente et intègre et doivent résister à l'examen du public au chapitre de la prudence et de l'intégrité, faciliter l'accès, encourager la concurrence et constituer une dépense équitable de fonds publics.
Le Bureau du commissaire à la magistrature fédérale (CMF) a demandé à Services de vérification Canada (SVC) de procéder à une vérification des activités concernant les marchés publics de services professionnels. La vérification avait pour objectif d'évaluer la conformité des processus de passation des marchés publics visant des services professionnels aux politiques et méthodes du SCT en matière de marchés publics. L'étendue de la vérification comprenait les contrats de services professionnels adjugés à l'exercice 2006‑2007.
Pour exécuter son mandat, SVC a combiné des entrevues et un examen documentaire. Les personnes clés de l'ensemble de l'organisation ont été reçus en entrevue pour dégager une compréhension claire de leurs rôles et responsabilités concernant les fonctions de demandes d'acquisition, de sélection, d'approbation, de paiement, de suivi et de rapport. Dans le cadre de l'examen documentaire, 25 contrats et les fichiers de renseignements sur les paiements connexes ont été évalués en fonction de leur conformité aux principaux contrôles prévus dans le cadre de contrôle de la gestion.
SVC a procédé à la vérification selon les normes de vérification interne du gouvernement du Canada, telles qu'énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. En conformité avec la politique, SVC a examiné suffisamment d'éléments de preuve pertinents et obtenu des renseignements et des explications valables à l'appui de l'exactitude des conclusions incluses dans le présent rapport. Ces conclusions se fondent sur une comparaison entre les critères de vérification et la situation telle qu'elle existait au moment de la vérification.
Durant l'exécution du mandat qui lui avait été confié, SVC a constaté l'existence au CMF de robustes procédures et contrôles concernant les marchés, et notamment ce qui suit :

l'échantillon examiné de dossiers concernant les contrats concurrentiels comprenait toute la documentation pertinente et satisfaisait aux principaux contrôles définis par la Politique sur les marchés du SCT;
le CMF avait appliqué un processus d'examen des marchés;
le directeur, Finance et administration, passe en revue tous les marchés de services professionnels et assume la fonction de remise en question au sein du Bureau;
dans la plupart des dossiers examinés, le chargé de projet pertinent et l'entrepreneur avaient signé les contrats et les paiements avaient correctement été approuvés.

À la lumière des constatations de notre vérification, la passation de contrats de services professionnels au CMF est généralement conforme à la Politique sur les marchés du SCT. Cependant, le cadre de contrôle de la gestion pourrait être renforcé aux égards suivants :

processus de demande de contrat plus formel;
plus grande division des tâches;
plus grande précision de l'enregistrement au registre des contrats.

Les entrevues ont révélées que le processus de passation d'un marché débute au moment où Finance et administration reçoit un courriel du gestionnaire d'un centre de responsabilité. Ces courriels peuvent ne pas contenir tous les renseignements nécessaires pour entreprendre le processus de passation d'un marché, par exemple la méthode d'approvisionnement, y compris la justification du recours à l'attribution d'un contrat à fournisseur exclusif, et les propositions des entrepreneurs. Notre examen des contrats de services professionnels d'une valeur inférieure à 25 000 $ a révélé que les documents clés n'avaient pas toujours été versés au dossier.
Il est ressorti de notre examen que la création de l'engagement dans le système financier (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)) et l'inscription de la facture n'étaient pas toujours séparées de la vérification des comptes prévue à l'article 33 de la LGFP. De plus, certaines procédures de paiement, particulièrement en vue du processus de vérification des comptes, n'ont pas été documentées.
Notre vérification a également révélé certaines inexactitudes au registre des contrats, utilisé lors de la préparation de rapports pour les organismes centraux.
Les recommandations de renforcement du cadre de contrôle de la gestion peuvent se résumer comme il suit :
Le directeur, Finance et administration, doit faire en sorte :

qu'une formule officielle de demande soit élaborée et mise en œuvre;
qu'une division convenable des fonctions existe entre l'engagement et l'inscription des factures d'une part et la vérification des comptes, d'autre part, associée à l'article 33 de la LGFP;
que le registre des contrats fasse l'objet d'un rapprochement périodique avec les contrats signés.