Commissariat à la magistrature fédérale Canada - Comité d'action sur la modernisation des activités judiciaires

AUDIENCES ET SERVICES JUDICIAIRES VIRTUELS OU HYBRIDES: OUTILS ET RESSOURCES

Déclaration du Comité d’action

Notre comité appuie les tribunaux canadiens dans leurs efforts de modernisation. Il élabore des orientations pour relever les défis et souligne des possibilités et des pratiques novatrices pour moderniser les activités judiciaires et améliorer l’accès à la justice pour les usagers des tribunaux.

CONTEXTE ET PORTÉE

Tout en reconnaissant que l’accès à la technologie est encore inégal au Canada, on peut améliorer l’accès à la justice en intégrant la souplesse de faire les choses soit virtuellement, en personne ou les deux, pour mieux répondre aux besoins diversifiés des usagers des tribunaux. Dans cette optique, de nombreux tribunaux judiciaires et administratifs offrent des audiences et des services virtuels et hybrides en complément des audiences et des services en personne ou, dans certains cas, comme option par défaut ou présumée pour leurs usagers. Et pour mettre en œuvre ces technologies de manière efficace pour toutes les personnes concernées, les tribunaux et d’autres parties prenantes au système de justice ont adopté une série d’outils pratiques et de politique pour les usagers et le personnel des tribunaux, ainsi que pour les observateurs publics et les médias.

Ce document de référence consolide l’information sur ces outils existants pour aider les tribunaux et les parties prenantes au système de justice à intégrer de façon efficace les processus virtuels aux activités judiciaires. Il décrit les types d’outils développés en ce sens et répertorie certains outils de référence et ressources qui émanent de différents tribunaux et parties prenantes au système de justice. D’abord élaboré comme ressource pour aider les tribunaux à répondre à la pandémie de COVID-19 (voir la version archivée), ce document a été actualisé pour appuyer la modernisation des tribunaux à l’ère postpandémique.

OUTILS SUR LES AUDIENCES VIRTUELLES ET LES SERVICES JUDICIAIRES VIRTUELS

Les outils suivants peuvent être combinés pour développer une stratégie cohérente visant à promouvoir l’accès efficace aux audiences et aux services judiciaires virtuels ou hybrides.

1. Avis et directives de pratiques

Les tribunaux ont émis des avis et des directives de pratiques visant à informer les professionnels juridiques, les médias et le public de l’utilisation actuelle des audiences et des services virtuels. Ces avis et directives comprennent des renseignements sur :

les types de procédures qui ont lieu en mode virtuel et les exigences procédurales qui s’y rapportent;
la disponibilité et les méthodes d’accès virtuel aux audiences pour les médias et le public;
les conditions et attentes d’utilisation et les exigences procédurales liées au dépôt électronique de documents.

Voici certaines pratiques exemplaires pour faciliter l’accès aux renseignements à jour pour tous les usagers des tribunaux :

afficher les nouveaux avis et directives de pratique dans une fenêtre contextuelle (« pop-up ») qui apparaît automatiquement, ou de façon clairement visible sur la page d’accueil du site Web des tribunaux;
distribuer les nouveaux avis et directives de pratique aux associations de juristes et aux représentants des médias;
consolider les avis et les directives de pratique ou archiver les avis abrogés ou remplacés.

2. Portails électroniques de ressources

Divers tribunaux judiciaires et administratifs et associations de juristes ont inclus sur leurs sites Web des portails qui servent de point central pour l’échange de renseignements de base et de liens vers des ressources utiles pour les professionnels juridiques, les médias et le public sur les mesures judiciaires ou connexes qui utilisent la technologie. Par exemple, des portails thématiques ont été développés sur les audiences ou les salles de cour virtuelles, l’accès virtuel pour le public et les médias et le dépôt électronique de documents.

3. Guides d’utilisation et conseils pratiques liés aux audiences virtuelles

L’usage de plus en plus répandu de plateformes virtuelles pour tenir des audiences a mené les tribunaux judiciaires et administratifs et d’autres intervenants de la justice à élaborer des guides d’utilisation et des conseils pratiques pour les participants aux audiences ainsi que pour les observateurs publics et des médias.

Les renseignements couramment destinés aux participants et aux observateurs comprennent :

les exigences et les recommandations techniques pour l’utilisation de plateformes spécifiques (p. ex. matériel et logiciels;
des procédures par étapes avec des captures d’écran pour installer et se connecter à la plateforme;
des détails sur comment et quand utiliser certaines fonctions comme les microphones, les caméras et le partage d’écran;
des foires aux questions;
des solutions de dépannage;
des instructions à suivre en cas de difficultés techniques durant l’audience.

Parmi les conseils pratiques destinés aux participants aux audiences, on retrouve souvent :

la préparation préliminaire et les tests de fonctionnement;
des indications sur la façon de préparer les justiciables et les témoins;
des considérations liées aux justiciables non représentés;
certains enjeux qui devraient être traités à l’avance avec le juge ou le registraire;
l’étiquette et le décorum;
la gestion des documents pendant l’audience;
comment se présenter à l’écran et effectuer des représentations efficaces en mode virtuel.

4. Politiques sur l’accès du public et des médias aux audiences virtuelles et sur l’utilisation d’appareils électroniques dans la salle d’audience

Les politiques, protocoles ou lignes directrices sur l’accès du public et des médias aux audiences virtuelles et sur l’utilisation d’appareils électroniques dans la salle d’audience qui s’appliquaient d’abord aux audiences en personne ont continué de s’appliquer aux audiences virtuelles. En outre, plusieurs tribunaux ont précisé les méthodes et les règles d’accès aux audiences virtuelles pour le public et les médias dans le but d’équilibrer les enjeux d’accès libre et de vie privée et de sécurité des participants aux audiences. Les considérations d’ordre politique communément rencontrées comprennent les restrictions liées à l’utilisation d’appareils électroniques, à l’enregistrement et à la diffusion des procédures ou aux interdictions de publication. Plusieurs ressorts ont aussi adopté des mesures de protection additionnelles, y compris l’inscription préalable, des liens d’accès personnalisés et protégés par mot de passe, et une reconnaissance ou un engagement par les participants et les observateurs de ne pas enregistrer ni diffuser les procédures judiciaires.

5. Outils d’identification des enjeux de vie privée, de sécurité et de confidentialité

Puisqu’il est plus difficile pour les tribunaux de gérer l’accès et la conduite des participants et des observateurs dans le cadre d’audiences virtuelles, certains tribunaux ont adopté des protocoles ou des formulaires standardisés pour relever à l’avance tout enjeu de vie privée, de sécurité ou de confidentialité susceptible de survenir. Ainsi, les tribunaux peuvent adopter des mesures de protection additionnelles ou rendre des ordonnances spéciales, au besoin.

6. Listes d’audiences

Bien que les listes d’audience soient publiées sur les sites Web des tribunaux et distribuées directement aux avocats et aux membres accrédités des médias depuis un certain temps, elles ont été dans bon nombre de cas adaptées et étendues pour promouvoir l’accès libre aux audiences virtuelles lorsqu’elles sont disponibles. Des renseignements supplémentaires s’y retrouvent, comme le mode d’audience (p. ex. en personne, par téléconférence ou par vidéoconférence) et la façon d’accéder à une audience donnée (p. ex. en s’inscrivant à l’avance ou à l’aide d’un lien préétabli).

7. Systèmes de dépôt électronique de documents et outils pratiques connexes

Plusieurs tribunaux ont adopté des systèmes de dépôt électronique des documents qui permettent aux avocats et aux justiciables non représentés de déposer une multitude de documents par voie électronique et qui automatisent certaines étapes liées au traitement de ces documents. Ceci peut améliorer l’efficacité et réduire les délais de traitement. Les plateformes de dépôt électronique peuvent varier d’un ressort à l’autre et comprendre des fonctionnalités comme le dépôt en ligne de formulaires judiciaires ou de documents de preuve, de même que le partage de documents entre les officiers judiciaires et les parties. Pour faciliter l’utilisation de ces nouveaux systèmes, les tribunaux ont aussi développé des portails et des ressources connexes comme des avis ou des guides pratiques sur le dépôt électronique.

8. Systèmes de gestion numérique des dossiers

Certains ressorts ont aussi adopté ou élaborent présentement des systèmes de gestion numérique des dossiers pour centraliser et automatiser certains aspects administratifs des activités judiciaires. Bien que ces systèmes puissent se distinguer selon le ressort, leurs fonctionnalités communément rencontrées comprennent le suivi et la gestion des dossiers, la planification des cas et des ressources, la gestion du jury, la gestion de documents, la gestion numérique des décisions, les signatures numériques, la gestion financière et la création de rapports. Certains systèmes sont destinés uniquement aux juges et au personnel des tribunaux, tandis que d’autres comportent également des fonctions destinées au public, comme le dépôt électronique et le paiement électronique.

9. Stratégies de transformation numérique des tribunaux

Plusieurs ressorts ont adopté des stratégies de transformation numérique pour orienter le déploiement de la technologie dans leurs tribunaux. Bien que les particularités puissent varier, ces stratégies énoncent souvent des principes directeurs comme l’amélioration de l’accès à la justice dans une optique centrée sur l’usager, l’élimination des obstacles pour les populations marginalisées, et l’amélioration de l’efficacité. Ils établissent également des priorités ou attentes stratégiques pour promouvoir une approche de gestion et de leadership du changement en matière de planification stratégique, et pour aider à mesurer les progrès et les résultats.

10. Séances de formation et démonstrations pratiques

En vue de promouvoir la sensibilisation, l’acceptation et l’utilisation efficace de nouvelles technologies comme les plateformes d’audiences virtuelles et les systèmes de dépôt électronique de documents, plusieurs tribunaux ont offert des séances virtuelles de formation, de portes ouvertes ou de démonstrations pratiques destinées aux professionnels juridiques et à d’autres parties prenantes concernées.

11. Consultation et collaboration avec les parties prenantes

Afin de promouvoir un virage efficace et inclusif vers les audiences virtuelles et les services virtuels, plusieurs tribunaux se sont engagés dans un processus de consultation continu avec les parties prenantes affectées, y compris les professionnels juridiques et les représentants accrédités des médias. Dans certains cas, ceci a eu lieu par voie de discussions ad hoc ou par l’entremise de comités ou de groupes de travail nouvellement créés à cette fin. Dans d’autres cas, les tribunaux ont profité de l’existence de forums existants — comme les comités de liaison entre la magistrature et le barreau ou les conférences multidisciplinaires périodiques — pour identifier les défis émergents et y trouver des solutions pratiques.

ANNEXE : RESSOURCES ET OUTILS DE RÉFÉRENCE SUR LES AUDIENCES ET LES SERVICES JUDICIAIRES VIRTUELS

Les ressources externes répertoriées ci-dessous fournissent un aperçu détaillé des outils disponibles pour appuyer les tribunaux partout au Canada dans leurs efforts pour promouvoir un accès virtuel ou hybride aux audiences et aux services judiciaires. Elles sont fournies dans la langue officielle de leur publication. Alors que la technologie continue d’évoluer et que des services supplémentaires deviennent disponibles virtuellement, le Comité d’action accueille la rétroaction sur d’autres exemples qui pourraient figurer ici.

AUDIENCES ET SERVICES VIRTUELS OU HYBRIDES :

PAGES WEB, PORTAILS ET DIRECTIVES DE PRATIQUE

National

· Cour fédérale (onglet Accès en ligne)

Alberta

· Cour d’appel

· Cour du Banc du Roi

Colombie-Britannique

· Cour provinciale

· Virtual Counter

Manitoba

· Tous les niveaux de cour

Nouveau-Brunswick

· Cour d’appel

· Cour provinciale

Nouvelle-Écosse

· Tous les niveaux de cour

Ontario

· Cour d’appel

· Cour supérieure de justice

· Cour de justice de l’Ontario

Québec

· Cour d’appel du Québec

· Cour supérieure du Québec

· Cour du Québec

Terre-Neuve et Labrador

· Cour provinciale

· Commission de révision agricole du Canada – Avis de pratique re : Audiences virtuelles et audiences en personne

GUIDES D’UTILISATION DES PLATEFORMES VIRTUELLES

Zoom

· Cour fédérale - Guide de l’utilisateur à l’intention des participants

· Cour de justice de l’Ontario – Guide d’utilisation Zoom pour les audiences virtuelles

· Ontario – Tribunal du Barreau – Lignes directrices pour les audiences tenues via Zoom

· Association du Barreau canadien (division Colombie-Britannique) – Best Practices in a Zoom Courtroom

· Ressources offertes par la plateforme Zoom : Zoom how-to video tutorials

Microsoft Teams

· Cour d’appel du Québec – Conditions techniques

· Cour provinciale de la Colombie-Britannique – Microsoft Teams Guide

· Association du Barreau canadien (division Colombie-Britannique) – Using MS Teams in Court Proceedings

· Association du Barreau canadien (division Colombie-Britannique) – Using MS Teams in Court Proceedings via Telephone

· Manitoba – Voir le lien vers « Un tutoriel vidéo sur Teams » sur le portail Web des tribunaux du Manitoba en matière d’audiences virtuelles

· Formation video Microsoft Teams

Cisco WebEx

· Cour d’appel de l’Alberta – Connecting and Attending an Electronic Hearing Guide – For Counsel and Self-Represented Litigants

· Cour du Banc du Roi – Remote Hearing Protocol & Troubleshooting – Instructions and Etiquette Guide

Webex Centre d’aide

JVN/ WebRTC

· Tribunaux de l’Ontario – Salle d’audience virtuelle du Réseau vidéo pour la justice – Manuel d’utilisation WebRTC

· Tribunaux de l’Ontario – WebRTC – Trucs de dépannage

GUIDES SUR LES AUDIENCES VIRTUELLES

Pour les avocats et

les justiciables

National

· Cour fédérale – Audiences électroniques

· Cour fédérale – Audiences virtuelles à la Cour fédérale – Guide de l’utilisateur à l’intention des participants

· Conseil canadien des relations industrielles – Instructions aux parties pour la tenue d’une audience ou d’une séance de médiation par vidéoconférence

· Tribunal canadien des droits de la personne – Lignes directrices sur les instances virtuelles

· Tribunal canadien du commerce extérieur – Audiences par vidéoconférence et téléconférence

· Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral – Vidéoconférences

· Tribunal des revendications particulières – Lignes directrices relatives aux audiences virtuelles

Alberta

· Cour d’appel – Connecting and Attending a Virtual Hearing Guide

· Cour du Banc du Roi – Remote Hearing Protocol & Troubleshooting

· Cour de justice de l’Alberta – Conduct Guide for Remote Appearances

Colombie-Britannique

· Cour provinciale – Participating Remotely

Manitoba

· Cour du Banc du Roi et Cour provinciale – Les audiences virtuelles

Nouvelle-Écosse

· Tous les niveaux de cour – Virtual Court

Ontario

· Cour d’appel – Directives de pratique générale pour toutes les instances devant la Cour d'appel

· Cour de justice –Code de conduite pour les comparutions à distance

Québec

· Cour d’appel – Audiences en ligne

· Justice Québec – Audiences tenues en salles virtuelles

Pour le public et

les médias

National

· Cour d’appel fédérale – Lignes directrices sur l’accès du public et des médias

· Cour fédérale – Audiences virtuelles à la Cour fédérale – Guide de l’utilisateur à l’intention du public et des médias

Alberta

· Cour d’appel – View Virtual Hearings

Colombie-Britannique

· Cour suprême – Media FAQ’s

· Cour provinciale – media access policies and accreditation

Ontario

· Cour supérieure de justice – Accès du public et des médias aux audiences virtuelles de la CSJ

· Cour de justice de l’Ontario – Accès des représentants des médias – instances judiciaires

OUTILS DE RÉFÉRENCE ET DE PRATIQUE

Pratiques exemplaires en matière d’audiences virtuelles

· Cour fédérale: PowerPoint – Conseils pratiques pour les audiences virtuelles

· Cour d’appel fédérale – Introduction aux meilleures pratiques sur Zoom (enregistrement du webinaire)

· Cour supérieure de justice de l’Ontario – Étiquette et pratiques exemplaires pour les audiences à distance

· Cour provinciale de la Colombie-Britannique – Participating Remotely

· Ontario – Groupe de travail sur les audiences électroniques – Pratiques exemplaires pour les audiences tenues à distance

· Association du Barreau canadien (division Colombie-Britannique) – Best Practices in Virtual Hearings

· Conseil des tribunaux administratifs canadiens – Répertoire des ressources sur la COVID-19 – voir Lignes directrices/Meilleures pratiques et Meilleures pratiques et ressources internationales

· Tribunal de la sécurité sociale – Best Practices for Remote Hearings

États-Unis

· American College of Trial Lawyers –

o Remote Proceeding Advocacy

o Interim Guidelines – Conducting Remote Hearings by Use of Remote Video

o Interim Guidelines on Conducting Non Jury Trials by Use of Remote Video

o Guidelines on Conducting Appellate Arguments by Use of Remote Video

o Guidelines on Conducting Remote Video Depositions and Examinations for Discovery

o Mastering Zoom Advocacy – Interim Guidelines

· National Centre for State Courts –

o Joint Technology Committee – Managing Evidence for Virtual Hearings

o Civil Justice Improvements Committee – Remote Conferencing – Findings and Recommendations