Commissariat à la magistrature fédérale Canada

ACCÈS PUBLIC AUX TRIBUNAUX PENDANT LA PANDÉMIE DE COVID-19 — ÉTUDE DE CAS SUR LA COUR FÉDÉRALE DU CANADA

Déclaration du Comité d’action

Notre comité existe afin d’appuyer les tribunaux canadiens dans leurs efforts en vue de protéger la santé et d’assurer la sécurité de tous les usagers des tribunaux dans le contexte de la COVID-19 tout en respectant les valeurs fondamentales de notre système de justice. Ces engagements qui se soutiennent mutuellement guident tous nos efforts.

Dans le cadre de son mandat, le Comité favorise le partage d’information entre les différentes administrations judiciaires au Canada, ce qui inclut la communication de pratiques utiles émanant de tribunaux individuels, lorsque cela s’avère opportun. Le Comité reconnaît que de tels efforts peuvent contribuer à promouvoir la coordination et la collaboration dans certains domaines clés afin de soutenir le rétablissement du fonctionnement des tribunaux partout au Canada.

SITUATION

L’accès du public aux tribunaux fait partie des principes phares du système de justice canadien. Le principe de la publicité des débats judiciaires favorise l’accès aux audiences et aux services judiciaires tant pour les médias et le grand public que pour les intervenants du système de justice, compte tenu des circonstances pertinentes. Toutefois, les mesures essentielles de santé et de sécurité prises depuis le début de la pandémie de COVID-19, dont les règles de distanciation physique et les limites quant au nombre maximum de personnes dans les installations judiciaires, font en sorte qu’il est particulièrement difficile d’assurer au grand public un accès aux tribunaux en toute sécurité. Partout au pays, des tribunaux ont relevé le défi en mettant en œuvre des mesures combinant l’accès en personne et l’accès virtuel aux audiences, aux dossiers et aux services judiciaires, ce à quoi s’ajoutent des outils et des guides pratiques à l’intention des usagers des tribunaux ainsi que des membres du public et des médias.

Le 26 mars 2021, le juge en chef Paul Crampton de la Cour fédérale s’est adressé au Comité d’action pour relater l’expérience de la Cour, appelée à concilier deux priorités, soit la sauvegarde du principe de la publicité des débats et le respect de normes strictes de santé et de sécurité.

La présente étude de cas donne l’exemple de la Cour fédérale pour montrer que les communications régulières, la flexibilité, l’empathie et les outils de gestion du changement peuvent aider à ce que les tribunaux soient à la fois sécuritaires et accessibles au public, tant pendant qu’après la pandémie. Ce document a pour objet de consigner des pratiques utiles susceptibles d’être adaptées au contexte de différents tribunaux, en tenant compte de la réalité locale en ce qui concerne les lois et règlements, les avis de santé publique et d’autres facteurs pertinents pour un tribunal donné.

EXPÉRIENCE DE LA COUR FÉDÉRALE

Aperçu

Quand la pandémie de COVID-19 est arrivée au Canada en mars 2020, la Cour fédérale était fin prête à prendre le virage numérique qui s’imposait pour maintenir l’accès à la Cour pour les parties, le public et les médias.

La Cour a lancé son portail de dépôt électronique en 2005 et, progressivement, elle a mis en ligne sur son site Web diverses ressources, dont la création de dossiers électroniques, l’affichage de listes d’audiences réparties selon la région du pays et l’ajout d’un large éventail de renseignements. La Cour a renforcé son engagement pour la modernisation technologique dans son Plan stratégique 2014-2019. Dans son Plan stratégique 2020-2025, elle a confirmé la transformation déjà entreprise et son intention de passer d’une organisation axée principalement sur le papier à une cour numérique plus accessible, nationale, bilingue et bijuridique. Lorsque la pandémie a éclaté, la Cour ne s’est donc pas heurtée à une résistance interne quant au virage numérique qu’elle devait prendre pour lui permettre de demeurer ouverte et fonctionnelle.

La Cour avait déjà amorcé ce virage, qui comprenait un recours accru aux audiences par vidéoconférence, la mise en place des salles d’audience électroniques dans plusieurs de ses locaux à l’échelle du pays, l’allocation d’importantes ressources à son portail de dépôt électronique, le déploiement progressif de calendriers électroniques, des projets pilotes de diffusion en ligne et d’importants efforts de consultation auprès des divers intervenants sur l’accès électronique aux dossiers de la Cour. Toutefois, les barreaux étaient réticents au déploiement à grande échelle du dépôt électronique, des audiences par vidéoconférences et des salles d’audience électroniques. Tout ceci a changé avec l’arrivée de la pandémie. Confrontés à l’impossibilité de tenir des audiences en personne, les avocats ont vite constaté et reconnu la nécessité de se prévaloir des audiences par vidéoconférence et de la technologie dans des salles d’audience électroniques. En somme, la nécessité a une fois de plus été mère de l’invention.

Entre le 16 mars 2020 et le 31 mars 2021, la Cour a tenu quelque 1 400 audiences par vidéoconférence et environ 1 400 audiences par conférence téléphonique (surtout des audiences de courte durée, notamment pour la gestion des instances). Même si la Cour a mis en place diverses sanitaires dans ses installations et offert aux parties de tenir des audiences en personne à partir de juillet 2020, à peine plus de 30 audiences du genre ont eu lieu, ce qui s’explique probablement par les préoccupations qui subsistent concernant la COVID-19.

Par ailleurs, alors qu’ils devaient auparavant se présenter dans les installations de la Cour pour assister à une audience et obtenir des documents, les membres du public et les médias peuvent désormais utiliser des liens pour assister à des audiences en ligne sur Zoom ou obtenir par voie électronique des copies de documents. Ainsi, ils n’ont pas à se soucier des limites géographiques ni à craindre d’être tenus à l’écart des dossiers de plus grande envergure. À titre d’exemple, une demande d’injonction dans un dossier lié au contrôle des armes à feu a attiré environ 1 000 participants, dont des journalistes de partout au pays. D’autres audiences en ligne ont également suscité l’intérêt de participants à l’échelle du pays, dont celles concernant les changements climatiques, la sécurité nationale et les femmes et jeunes filles autochtones disparues ou assassinées.

En tant que cour nationale itinérante, la Cour fédérale a dû composer avec une variété de restrictions sanitaires locales résultant de la pandémie. Elle y est parvenue en établissant des distinctions en fonction des régions, par exemple en fermant les installations judiciaires de l’Ontario et du Québec en janvier 2021 en raison des mesures sanitaires décrétées dans ces provinces. Les audiences virtuelles et les services virtuels du greffe, deux initiatives décrites ci-dessous, sont toujours disponibles. En adoptant une telle approche régionale pour ses pratiques virtuelles, la Cour a pu protéger la santé et assurer la sécurité de ses usagers et de son personnel tout en préservant le principe de la publicité des débats et en maintenant sa présence à l’échelle du pays.

Accès en personne

La Cour fédérale tient en moyenne 2 800 audiences par année à l’échelle du pays. Ces audiences sont ouvertes au public sauf si la Cour en décide autrement, dans des cas particuliers. Afin de respecter les avis de santé publique tout en permettant la tenue d’audiences en personne lorsque c’est possible, des mesures de protection exhaustives ont été prises dans les salles d’audience de la Cour partout au pays. Ces mesures comprennent le réaménagement des salles d’audience pour assurer le respect de la distanciation physique, l’installation de barrières physiques (panneaux de Plexiglas), l’amélioration de la ventilation (système de CVC), la désinfection régulière des surfaces, des chaises et des microphones, des mesures visant la transmission sécuritaire de documents, ainsi qu’un protocole de recherche de contacts.

Depuis juillet 2020, les parties peuvent demander une audience en personne, sauf dans les secteurs en confinement. La Cour tranche ces demandes à la lumière des recommandations des autorités de santé publique et après avoir donné l’occasion aux parties et à leurs avocats de présenter leurs observations à cet égard et confirmé la disponibilité du personnel judiciaire et des membres de la Cour.

Lorsqu’une audience a lieu en personne, l’accès des médias et du public est permis par défaut, mais peut être limité de façon à assurer le respect de la règle d’éloignement de deux mètres et, le cas échéant, des règlements et avis locaux applicables. Si nécessaire, le personnel de la Cour assigne une place dans les tribunes aux membres du public et des médias. Au besoin et si possible, une salle additionnelle équipée de matériel de vidéoconférence peut être aménagée pour accueillir des observateurs.

Audiences virtuelles

Au début de la pandémie, la Cour ne tenait des audiences virtuelles sur la plateforme Zoom qu’avec le consentement des parties. Cependant, à la suite de certains retards stratégiques causés par les parties, la Cour a cessé d’exiger le consentement et a entrepris de fixer par défaut l’instruction d’une variété d’affaires par vidéoconférence. Les parties avaient néanmoins l’occasion de présenter des observations en vue d’obtenir une audience en personne ou un ajournement.

Pour faciliter les audiences par vidéoconférence, la Cour a élaboré un protocole détaillé.

Lorsque l’affaire est instruite à distance, le greffe fournit des liens individuels aux participants une fois l’instance mise au rôle. Pour des raisons de sécurité, ces liens peuvent être utilisés par un seul usager à la fois et la Cour met en garde contre les risques de les partager. De plus, les agents du greffe reçoivent les participants dans une « salle d’attente » virtuelle en attendant le début de l’audience et ils en verrouillent l’accès lorsque la procédure s’apprête à débuter. Ils demandent aussi aux participants de s’identifier. Les personnes qui craignent pour la protection de leur vie privée peuvent éteindre leur caméra.

En ‘absence d’outils permettant la tenue d’un réel huis clos, plusieurs mesures dont prises afin de protéger au maximum les renseignements et documents confidentiels. La Cour consulte les parties avant le début de l’audience pour relever les renseignements confidentiels et discuter de la meilleure façon d’en assurer la protection au cours de l’audience, notamment en renvoyant aux paragraphes ou aux pages contenant les renseignements confidentiels en cause, plutôt que de les répéter à haute voix. La Cour n’a connaissance d’aucun manquement à l’obligation de confidentialité ni de brèche en matière de cybersécurité au cours de ses audiences virtuelles.

Les membres du public et des médias peuvent assister aux procédures virtuelles s’ils envoient un préavis de deux jours ouvrables par courriel à l’adresse Hearings-Audiences@fct-cf.ca. Pendant les audiences en ligne, leur caméra et leur micro doivent demeurer éteints à moins qu’ils sollicitent et obtiennent l’autorisation de la Cour pour l’activer. Lorsqu’une audience suscite l’intérêt d’un grand nombre de personnes, la Cour peut décider d’organiser un « webinaire Zoom », auquel il faut s’inscrire. Encore une fois, la caméra et le microphone des observateurs qui participent doivent être désactivés.

Enregistrements — accès et protection

La Politique sur l’accès du public et des médias de la Cour fédérale s’applique aux audiences en personne et à celles en ligne. À part les conférences préparatoires et les conférences de règlement des litiges, les audiences sont généralement accessibles au public et aux médias, tout comme les documents déposés devant la Cour. Il y a toutefois des exceptions à cette règle générale qui concernent les ordonnances de confidentialité et certaines exigences législatives.

La Cour crée un enregistrement audio des audiences en personne et des audiences virtuelles (à l’exception des conférences préparatoires et des conférences de règlement des litiges), et ce, que les audiences se déroulent par vidéoconférence ou téléconférence. L’enregistrement fait partie du dossier de la Cour et il est accessible aux parties, aux médias et au public selon ce que prévoient les Règles des Cours fédérales et la Politique sur l’accès du public et des médias de la Cour, au moyen de la procédure et du formulaire de demande prévus dans le Projet pilote d’accès aux enregistrements audionumériques des audiences de la Cour fédérale (selon les Règles, il faut débourser 15 $ pour obtenir une copie).

Les membres des médias ayant une accréditation en règle peuvent enregistrer les instances de manière à pouvoir vérifier leurs notes sur ce qui a été dit et fait en cour, mais non à des fins de diffusion. Les autres (les avocats et le public) doivent demander l’autorisation du membre de la Cour qui préside.

Les médias qui en avisent au préalable le juge en chef peuvent enregistrer une audience aux fins de diffusion si ce dernier les y autorise après avoir consulté le membre de la Cour qui instruit l’affaire. Une copie de l’enregistrement à diffuser doit être remise à la Cour dans les 10 jours qui suivent l’instance. Puisque les enregistrements vidéo sont des fichiers très volumineux, la Cour en est à évaluer la possibilité de conserver de tels enregistrements et la façon de gérer l’accès à ceux-ci par les parties, les membres du public et les médias.

Les personnes qui assistent aux audiences virtuelles se font rappeler, au début de chaque audience et dans les guides de la Cour, qu’il est interdit d’enregistrer ou de diffuser les audiences (ce qui comprend les captures d’écran), sauf à certaines conditions énoncées dans la Politique sur l’accès du public et des médias. Les parties aux audiences virtuelles confirment l’acceptation des conditions énoncées dans la politique lorsqu’elles cliquent sur le lien leur donnant accès à l’audience.

Les membres des médias qui veulent s’opposer à une interdiction de publication au cours d’une audience virtuelle peuvent le faire en communiquant directement avec l’agent du greffe pour que leur microphone soit activé, afin de pouvoir présenter leurs observations au membre de la Cour qui préside.

Services à distance et en ligne

Certains renseignements sont mis d’office à la disposition du public. C’est notamment le cas des dossiers et de la liste des audiences de la Cour, qui sont affichés sur son site Web public peu après avoir été ajoutés au système interne de gestion des procédures.

Il est aussi possible d’obtenir l’assistance du personnel de la Cour par courriel et par téléphone. Par exemple, les membres des médias et du public qui souhaitent accéder à des documents figurant dans des dossiers de la Cour peuvent demander des copies électroniques des documents non confidentiels, en écrivant par courriel à FC_Reception_CF@cas-satj.gc.ca. Toutefois, compte tenu du personnel restreint sur place pendant la pandémie, l’accès pourrait se limiter aux documents que les parties ont envoyés à la Cour par voie électronique et à ceux qui ont été préalablement numérisés et versés au dossier par le greffe. Il pourrait y avoir un certain délai pour les demandes visant à obtenir des copies papier, selon le type de restrictions physiques qui sont alors en place.

Depuis le 3 octobre 2005, la Cour fédérale permet aux parties de déposer des documents directement au moyen d’une application de dépôt électronique. Au départ, le dépôt se faisait à partir d’un portail relevant d’une tierce partie mais, depuis le 1er mars 2013, la Cour tient son propre portail sur son site Web. Depuis le début de la pandémie, la popularité du portail de dépôt électronique de la Cour et des communications à la Cour par courriel s’est grandement accrue. Pour les parties qui ne sont pas en mesure de soumettre leurs documents par voie électronique, des boîtes de dépôt ont été installées dans des installations de la Cour. Puisque des mesures supplémentaires de santé publique s’appliquent dans certains ressorts, il est possible de prendre des dispositions spéciales pour le dépôt de documents en communiquant avec le greffe au numéro de téléphone local indiqué dans les Directives sur la procédure (COVID-19) de la Cour. La diminution de l’achalandage amène aussi une meilleure marge de manœuvre pour les médias et le public qui souhaitent accéder aux salles d’audience et aux services de la Cour dans les limites d’occupation sécuritaires.

Dans sa Directive sur la procédure (COVID-19) : Mise à jour no 7 (18 janvier 2021), la Cour invite les parties à déposer leurs documents volumineux par la plateforme SharePoint, de Microsoft. En mars 2021, le Service administratif des tribunaux judiciaires a terminé avec succès le processus d’accréditation pour que cette plateforme soit classée « Protégé B ». Entre autres choses, cette accréditation a permis à plusieurs grands tribunaux administratifs et grandes organisations dont les décisions font fréquemment l’objet d’un contrôle judiciaire de transmettre à la Cour leur dossier de cour certifié. Les parties à une procédure peuvent aussi accéder à ces dossiers sur la plateforme SharePoint.

Pratiques de communication

La Cour publie régulièrement des mises à jour pour sa Directive sur la procédure (COVID-19), pour y apporter les changements qui s’imposent suivant l’évolution de la pandémie et pour préciser ses pratiques et procédures. La Cour a continué, tout au long de la pandémie, à consulter régulièrement les barreaux (par l’entremise de ses comités de liaison) et d’autres parties intéressées. Sa Directive de pratique témoigne à la fois du fruit de ces consultations et d’un haut degré de transparence quant à l’évolution des procédures de la Cour.

La transformation numérique de la Cour s’est accélérée pendant la pandémie et, dans cette optique, la Cour a tenu plusieurs webinaires et publié beaucoup d’information sur la page de son site Web consacrée aux ressources électroniques. Ces ressources comprennent un guide détaillé pour le dépôt électronique, des guides vidéos offrant des conseils du greffe et exposant des pratiques exemplaires, une foire aux questions et un exemple de dossier prêt pour le dépôt électronique. De plus, la Cour a publié, sur sa page sur les audiences électroniques, son Énoncé de politique générale sur les audiences virtuelles, ainsi que des guides de l’utilisateur détaillés à l’intention des participants et à l’intention du public et des médias. Elle a aussi publié des conseils pratiques pour les audiences virtuelles et un enregistrement de son webinaire Introduction aux meilleures pratiques sur Zoom. De telles ressources et initiatives de mobilisation sont vues comme essentielles aux efforts de la Cour qui cherche à s’adapter aux changements rendus nécessaires par la pandémie avec différentes parties prenantes de l’« écosystème » de la Cour.

La Cour fédérale est aussi active sur Twitter (@Courfed_CAN_fr) et publie régulièrement des renseignements mis à jour sur son propre site Web. Par exemple, sur le site Web de la Cour fédérale, les directives nouvelles ou mises à jour sur la procédure apparaissent dans une fenêtre contextuelle. Personne-ressource pour les chefs de l’administration des tribunaux judiciaires Pour obtenir de la Cour de plus amples renseignements sur le dépôt électronique de documents, les audiences virtuelles et l’accès aux dossiers de la Cour fédérale, les chefs de l’administration des tribunaux judiciaires sont invités à contacter :

Andrew Baumberg, avocat-conseil

Cabinet du juge en chef de la Cour fédérale

Andrew.Baumberg@fct-cf.gc.ca

Ressources et références

Directive sur la procédure consolidée – COVID-19 (25 juin 2020)

COVID-19 – Mesures de précaution pour les audiences en personne de la Cour fédérale

Exigences en matière de dépôt électronique, dans la Directive sur la procédure (COVID-19) : Mise à jour n^o 7 (18 janvier 2021)

Calendrier des audiences de la Cour fédérale

Énoncé de politique générale sur les audiences virtuelles

Projet pilote d’accès aux enregistrements audionumériques des audiences de la Cour fédérale

Politique sur l’accès du public et des médias

Guide de l’utilisateur destiné aux participants