version PDF

Planification des urgences dans les tribunaux et mesures connexes

Déclaration du Comité d’action

Notre Comité appuie les tribunaux canadiens dans leurs efforts de modernisation. Il fournit des conseils pour relever les défis et met en évidence les possibilités et les pratiques novatrices visant à moderniser les activités des tribunaux et à améliorer l’accès à la justice pour les usagers des tribunaux.

1. OBJET ET CONTEXTE

Nos tribunaux constituent un service essentiel de première ligne; ils sont chargés d’assurer un accès équitable à la justice et de préserver la démocratie, la primauté du droit et l’ordre social. Leur rôle est particulièrement important en temps de crise, où les pressions qui pèsent contre les individus et les communautés peuvent augmenter les besoins de résolution indépendante et impartiale des différends.

Tant la COVID-19 que la fréquence accrue d’événements perturbateurs, tels que la météo extrême et les feux de forêt dévastateurs, ont fait ressortir que les tribunaux de partout au Canada doivent disposer de plans d’intervention et de continuité clairs pour limiter les perturbations à prévoir dans les futures situations d’urgence. Les juges en chef et les autres responsables d’activités judiciaires sont encouragés à s’occuper proactivement d’évaluer les risques liés aux urgences et d’élaborer des mesures d’intervention et de continuité.

La présente publication traite des facteurs à prendre en compte à deux étapes clés de la préparation d’urgence. La première consiste à prendre acte des activités habituelles des tribunaux – en se penchant aussi bien sur les besoins des usagers des tribunaux que sur les ressources nécessaires au fonctionnement – et de se demander comment ces activités pourraient être perturbées par une situation d’urgence. La deuxième étape est d’élaborer un plan pour assurer à la fois la réponse à la situation d’urgence et le maintien d’activités malgré les effets subis.

Puisque les tribunaux disposent généralement des moyens de s’occuper d’urgences à court terme, telles que les incendies mineurs dans des immeubles ou les pannes de courant passagères, cette publication porte sur les urgences dont les effets à prévoir s’étendraient sur plusieurs jours ou jusqu’à des mois. Pour des conseils sur les mesures à prendre dès qu’une urgence survient, voir la fiche d’information sur la planification des interventions d’urgence du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST).

1.1 Principes directeurs pour la planification des interventions d’urgence et de continuité des opérations

Bien que de nombreux éléments de planification de mesures d’urgence et de la continuité des opérations soient communs à toutes les institutions, et que toutes les organisations devraient être conscient des exigences réglementaires pertinentes dans leur juridiction, des considérations constitutionnelles et juridiques supplémentaires s’appliquent aux tribunaux. Il importe donc de s’appuyer sur les principes suivants pour l’élaboration et la mise en œuvre des plans d’intervention d’urgence et de continuité des opérations :

  • L’administration de la justice est une responsabilité partagée. Le pouvoir judiciaire et le pouvoir exécutif sont chacun responsables d’éléments particuliers d’administration de la justice. Pour assurer la planification d’urgence des tribunaux, il est donc essentiel de savoir qui est responsable de quel aspect des activités judiciaires.
  • La justice doit être disponible et accessible. En leur qualité de service essentiel de première ligne, les tribunaux doivent continuer d’instruire les affaires pressantes et cruciales, même en situation d’urgence. Et même lorsque la situation force les tribunaux à revoir leurs activités, cela ne doit pas causer d’obstacles supplémentaires en matière d’accès, en particulier pour les populations marginalisées.
  • Les droits juridiques doivent être protégés. Les activités judiciaires sont influencées par divers aspects juridiques, dont le délai de prescription pour intenter un recours judiciaire ainsi que les droits de la personne et les autres droits juridiques des usagers des tribunaux et du public. Les tribunaux protègent les droits garantis, y compris le droit de l’accusé à un procès juste et équitable, le droit des personnes sous garde à la mise en liberté sous caution, et le droit d’obtenir un jugement dans un délai raisonnable. De plus, contrairement à bon nombre d’autres organes de la société, les tribunaux ont le pouvoir d’obliger les gens à comparaître, et le refus d’obtempérer peut entraîner la perte de droits : dans les affaires pénales, un mandat d’arrestation peut être délivré à l’encontre de l’accusé ou du témoin qui omet de comparaître, et dans les affaires civiles, le justiciable peut perdre son droit d’action en justice. Les interventions d’urgence doivent préserver les droits concernés.
  • Les débats judiciaires doivent être publics. Dans le but d’assurer la responsabilité des tribunaux, leur transparence et la confiance du public à leur égard, les débats judiciaires sont généralement publics. Le principe de publicité des débats judiciaires est particulièrement pertinent lorsque vient le temps de prévoir des mesures d’urgence qui perturbent l’accès normal aux lieux d’activité judiciaire. Pour de plus amples renseignements sur le respect continu de ce principe dans les situations d’urgence, voir cette fiche-conseil du Comité d’action : Accès virtuel aux audiences – enjeux de vie privée, de sécurité et de confidentialité.
1.2 Définition de la planification d’urgence et de la continuité des opérations

La planification des préparatifs d’urgence et la continuité des opérations sont des notions liées, mais distinctes. L’objectif de la planification d’urgence est d’anticiper différentes situations d’urgence, de prévoir leurs conséquences possibles, et de déterminer des mesures appropriées pour prévenir des blessures, des maladies et des accidents mortels, limiter la perte de biens, et protéger l’environnement et la communauté. Le plan de la continuité des opérations décrit la manière dont une entreprise ou un service poursuivra ses activités dans des situations et lors d’événements susceptibles de compromettre son fonctionnement normal. Dans les tribunaux, le double objectif de la continuité des opérations est de fournir un accès ininterrompu à la justice de la plus haute qualité possible et de faciliter un retour à la normale le plus rapidement possible.

2. Étape 1 : Comprendre l’effet que les situations d’urgence peuvent avoir sur les tribunaux

Avant d’élaborer un plan d’urgence, les tribunaux devraient identifier les éléments essentiels de leurs activités et se demander comment les différents types de situation d’urgence peuvent se répercuter sur eux. Le fait de suivre un processus d’évaluation du risque peut aider les tribunaux à déterminer ce qui suit :

  • les types de situation d’urgence les plus susceptibles de survenir (par exemple un palais de justice situé près d’une rivière peut courir un risque accru d’inondation, alors que les tribunaux se trouvant dans la zone de retombées radioactives d’une centrale nucléaire devraient être prêts à réagir à un incident nucléaire, même si les probabilités qu’il s’en produise un sont infimes);
  • les éléments d’activité judiciaire qui peuvent être touchés (par exemple le personnel, les usagers des tribunaux ou l’accès aux lieux d’activité) et dans quelle mesure ils peuvent l’être;
  • les préparatifs appropriés, tels des protocoles, des formations ou des exercices.

Les situations d’urgence peuvent être occasionnées par des catastrophes naturelles ou découler intentionnellement ou accidentellement de causes humaines. En déterminant en quoi les différentes situations envisagées peuvent se répercuter sur les divers éléments de leur fonctionnement, les tribunaux peuvent accroître leur capacité d’y répondre. Dans certains cas, la probabilité d’occurrence peut être relativement minime, mais l’actualité récente a bien démontré que des situations exceptionnelles peuvent survenir – comme on l’a par exemple constaté avec la pandémie mondiale de COVID-19, et avec les feux de forêt qui ont entraîné l’évacuation de près de 70 % des Territoires du Nord-Ouest. En envisageant toutes sortes d’éventualités, y compris celles qui semblent peu probables, les tribunaux seront mieux préparés à réagir à diverses situations qui pourraient se produire. Voici des exemples de situations d’urgence qui risqueraient de perturber les activités des tribunaux canadiens à moyen ou long terme :

  • catastrophes naturelles, p. ex. séismes, feux de forêt ou inondations;
  • météo extrême, p. ex. tempêtes hivernales, vents violents ou tornades;
  • pandémies ou autres crises sanitaires de grande ampleur;
  • attaques violentes dans les tribunaux, désordres civils ou manifestations ayant une incidence sur le lieu d’activité judiciaire ou la collectivité qu’ils servent;
  • cyberattaque contre l’infrastructure du tribunal ou d’acteurs clés du système de justice tels que la police ou la Couronne;
  • bombes ou explosions ayant une incidence sur le lieu d’activité judiciaire ou la collectivité qu’il sert;
  • incendie dans un immeuble ou autre problème d’infrastructure touchant le lieu d’activité judiciaire;
  • défaillances technologiques, y compris les pannes de télécommunications;
  • catastrophe nucléaire.

Bon nombre de situations d’urgence ont des répercussions sur de multiples éléments des activités des tribunaux, y compris les usagers et différentes ressources essentielles, comme mentionné précédemment. La prévision de situations ayant des conséquences multiples et diverses durées devrait aider les tribunaux à élaborer des plans efficaces et à bien prioriser les mesures d’intervention et de continuité.

2.1 Répercussions sur les usagers des tribunaux

Puisque la mission des tribunaux est de servir le public, il importe que les mesures d’urgence et la continuité des opérations tiennent compte de ce qui s’ensuivra pour les usagers des tribunaux – à savoir les justiciables, les victimes, les témoins et les autres membres du public qui bénéficient de services judiciaires. C’est particulièrement pertinent pour la prise de décisions concernant ce qui suit :

  • affaires essentielles et urgentes à prioriser si les activités sont réduites;
  • normes minimales à respecter pour la tenue d’audiences en personne;
  • conditions permettant la suspension d’une affaire;
  • façons de communiquer les renseignements aux participants aux audiences, aux médias, au Barreau, et au public en ce qui concerne les mesures d’intervention d’urgence, y compris la modification du calendrier et des procédures;
  • façons de communiquer les besoins des tribunaux aux responsables des mesures d’urgence;
  • façons de préserver la confiance du public à l’égard des tribunaux, dont :
    • la prise de mesures pour assurer le respect du principe de publicité des débats judiciaires;
    • le maintien de la confiance du personnel et du public par rapport aux mesures prises pour assurer la sécurité des activités, notamment en chargeant un expert indépendant d’évaluer les risques et d’élaborer des mesures d’intervention;
  • les façons de répondre aux besoins particuliers des usagers issus de minorités ou en situation de marginalisation, de manière à assurer leur accès continu aux tribunaux. Par exemple :
    • fans les collectivités éloignées, les tribunaux itinérants n’ont pas nécessairement de locaux qui leur sont réservés, et ils peuvent avoir besoin que les juges, le personnel judiciaire et les autres participants aux audiences se déplacent sur de longues distances;
    • les personnes en situation de handicap peuvent avoir besoin d’ascenseurs, de communications adaptées et de moyens d’assistance électriques;
    • certains usagers – par exemple les Autochtones, les personnes aux prises avec des barrières linguistiques, les personnes en détention, les justiciables non représentés par un avocat, les personnes sans domicile fixe ou les personnes ayant des problèmes de santé mentale – peuvent avoir besoin de mesures d’adaptation visant à faciliter leur accès aux services judiciaires ou leur participation aux audiences.

Pour en savoir plus sur les répercussions potentielles des situations d’urgence sur différentes populations, consulter les publications du Comité d’action traitant des effets disproportionnés de la pandémie de COVID-19 sur les personnes marginalisées, y compris celles qui :

2.2 Répercussions sur les ressources essentielles

Les situations d’urgence peuvent limiter l’accès à n’importe quelle ressource sur laquelle les tribunaux s’appuient pour exercer leurs activités, y compris les membres de la magistrature, le personnel judiciaire, les locaux, l’équipement, les systèmes et les dossiers. L’effet sur les ressources qui ne relèvent pas des tribunaux peut aussi se répercuter sur les activités. Chaque tribunal devrait évaluer les ressources dont il a besoin pour poursuivre ses activités et lesquelles, selon différentes situations d’urgence envisagées :

  • demeureraient pleinement disponibles,
  • demeureraient disponibles, mais de façon réduite,
  • ne seraient pas disponibles, mais seraient faciles à remplacer;
  • ne seraient pas disponibles et ne pourraient pas être remplacées d’entrée de jeu.

Pour mieux comprendre les répercussions potentielles d’une situation d’urgence sur leurs activités et être en mesure de trouver des solutions viables, les tribunaux devraient :

  • consulter tous les acteurs pertinents pendant le processus d’évaluation afin de comprendre comment ils pourraient être touchés ou quelle aide ils seraient en mesure d’apporter;
  • prévoir et prioriser les fonctions essentielles, en fonction de critères tels que les délais de prescription pour intenter un recours ou opposer une défense, la possibilité de préjudice ou de perte de droits si une fonction n’est pas exercée ou est retardée, et la rétroaction fournie selon diverses perspectives.

L’annexe 1 du présent document, « Situations d’urgence, incidences et mesures d’intervention », présente une analyse détaillée des répercussions que différents types de situation pourraient avoir sur chaque ressource clé.

2.2.1 Magistrature et personnel judiciaire

La magistrature et le personnel judiciaire jouent un rôle crucial dans les activités des tribunaux. Or, dans une situation d’urgence, divers facteurs peuvent entraver leur capacité d’exercer leurs fonctions. Par exemple :

  • la restriction des déplacements ou de l’accès aux lieux d’activité judiciaire peut nuire à leur capacité de travailler sur place;
  • l’accès limité à la technologie, à l’équipement ou aux dossiers peut entraver leur capacité de travailler à distance;
  • la priorisation de la sécurité et du bien-être de leur famille peut réduire leur disponibilité;
  • le stress et les traumatismes peuvent miner leur santé mentale et, par conséquent, leur capacité de fonctionner efficacement. Pour atténuer les difficultés à cet égard, voir les publications du Comité d’action concernant les effets de la pandémie de COVID-19 sur la santé mentale de la magistrature et du personnel judiciaire.

Pour contrer ces entraves avant et pendant une situation d’urgence, le tribunal concerné peut devoir :

  • énoncer les conditions qui doivent être remplies pour que le personnel puisse faire du télétravail;
  • désigner des substituts qui pourront exercer les fonctions essentielles en cas d’absences importantes, et veiller à ce que les remplaçants appropriés disposent des autorisations financières requises et aient obtenu les formations nécessaires pour utiliser l’équipement et les systèmes clés;
  • être prêt à répondre aux refus de travail si le personnel estime que les conditions sont risquées;
  • veiller à ce que des services de soutien soient en place pour répondre aux besoins en santé mentale des juges et des membres du personnel qui vivent du stress ou ont subi un traumatisme;

L’efficacité des activités judiciaires dépend aussi d’autres acteurs essentiels, dont les services de police, les procureurs de la Couronne, les avocats du secteur privé ainsi que les services aux victimes, les services de probation et les services sociaux. Ainsi, l’efficacité des mesures d’urgence et de la continuité des opérations exige une étroite collaboration avec ces autres acteurs, de façon à ce que les approches soient concordantes et à ce que l’on puisse prévenir et contrer les obstacles au bon déroulement des activités. Les médias sont également un partenaire clé dans les communications d’urgence.

2.2.2 Lieux

Les lieux concernés sont les immeubles que les tribunaux utilisent pour effectuer leur travail, ce qui comprend les salles d’audience, les bureaux administratifs, les cabinets des juges ainsi que les lieux d’entreposage des documents et de l’équipement. Lorsqu’une situation d’urgence touche des lieux externes qui accueillent les tribunaux itinérants et les services complémentaires, tels que les programmes de médiation familiale ou d’aide en santé mentale, cela peut aussi avoir des répercussions sur les activités judiciaires. Les situations d’urgence peuvent limiter ou empêcher l’accès aux lieux judiciaire, que ce soit de façon temporaire ou permanente, auquel cas le tribunal concerné doit relocaliser ses activités en tout ou en partie.

Avant qu’une situation d’urgence survienne, les tribunaux devraient :

  • évaluer si d’autres lieux relevant du tribunal pourraient être disponibles, et vérifier comment partager des ressources entre tribunaux au besoin, si possible;
  • identifier des lieux de substitution appropriés, et les adaptations qui seraient nécessaires pour les utiliser;
  • obtenir des renseignements détaillés sur les lieux de substitution possibles, par exemple le nombre de personnes pouvant être accueillies sur place ou les capacités technologiques des différentes salles;
  • prévoir les conditions qui exigeraient la fermeture du palais de justice ou du comptoir de services, et les mesures de rechange qui pourraient être nécessaires pour que les services essentiels puissent continuer d’être fournis.

Lorsqu’une situation d’urgence survient, le tribunal concerné pourrait devoir relocaliser les activités judiciaires (telles que les audiences, les services du greffe, ou la gestion des dossiers), en étant notamment prêt à :

  • déterminer les exigences minimales des lieux;
  • conclure un accord sur l’utilisation des lieux de substitution;
  • assurer la fluidité du transfert d’activités vers les nouveaux lieux en confiant un rôle clé d’intervention d’urgence à la personne ou à l’équipe qui se charge des activités judiciaires au quotidien.
2.2.3 Équipement et systèmes

Les équipements et systèmes comprennent le matériel électronique et informatique ainsi que les logiciels et les systèmes numériques qu’utilisent les tribunaux. Puisque les tribunaux utilisent de plus en plus les technologies virtuelles pour gérer les audiences et l’information, les types d’équipement essentiels aux opérations sont en évolution. Par exemple, il est essentiel d’avoir un photocopieur ou une imprimante lorsqu’on utilise un système axé sur les documents papier, alors qu’il peut être crucial d’avoir des ordinateurs portables et des écrans multiples dans un environnement numérique.

L’incapacité d’accéder aux lieux judiciaires peut priver le tribunal de l’équipement qu’il utilise normalement pour exercer ses fonctions, alors qu’une situation d’urgence qui touche les télécommunications, qu’il s’agisse d’une tempête ou d’une cyberattaque, peut rendre inutilisables les systèmes numériques du tribunal.

Avant qu’une situation d’urgence survienne, les tribunaux devraient :

  • dresser l’inventaire de l’équipement et le tenir à jour;
  • s’assurer que l’équipement d’urgence essentiel, tel que requis par la réglementation locale, est disponible et en bon état de fonctionnement;
  • Lorsqu’une situation d’urgence survient, le tribunal concerné pourrait devoir :
  • aller récupérer l’équipement essentiel pour le déménager, s’il est possible d’entrer sans danger dans l’immeuble mais que les activités doivent être relocalisées;
  • fournir l’équipement permettant au personnel et à la magistrature de travailler à distance s’il n’est pas possible de travailler sur place;
  • accéder à distance à ses systèmes;
  • acquérir rapidement de l’équipement supplémentaire pour soutenir les interventions d’urgence et la continuité des activités.
2.2.4 Dossiers

Les dossiers constituent un élément essentiel des activités judiciaires. Leur entreposage peut se faire sous forme matérielle ou numérique, dépendamment du ressort, et il en va de même du dépôt des documents judiciaires. Comme pour l’équipement et les systèmes, certaines situations d’urgence peuvent avoir des répercussions plus importantes sur l’accès aux documents matériels, alors que d’autres peuvent plutôt toucher les documents électroniques. Par conséquent, l’accès aux documents sous forme à la fois papier et numérique réduit le risque de perturbation des activités judiciaires pouvant découler de l’impossibilité d’y accéder sous l’une ou l’autre forme. La capacité d’accès aux dossiers des autres acteurs clés – dont les avocats, les ministères responsables de la Justice, les policiers et les services sociaux – a aussi une incidence sur la capacité des tribunaux de fonctionner correctement en situation d’urgence.

Avant qu’une situation d’urgence survienne, les tribunaux devraient :

  • mettre en œuvre des stratégies pour limiter les risques liés au fait de disposer des documents sous une seule forme.

Lorsqu’une situation d’urgence survient, le tribunal concerné pourrait devoir :

  • continuer de fonctionner malgré l’accès limité aux dossiers, ou l’obligation d’y accéder à distance;
  • fournir des moyens de substitution pour permettre au public et aux professionnels du droit de déposer des documents, et pour permettre au personnel et aux juges d’y accéder.

3. ÉTAPE 2 : élaborer un plan d’intervention d’urgence et de continuité des Opérations

La planification rigoureuse permet aux tribunaux de répondre aux situations d’urgence et de continuer leurs opérations qui se présentent et de continuer de fonctionner par des moyens qui limitent les préjudices et atténuent les effets à long terme. Les plans d’intervention et de continuité devraient : détailler comment répondre à des situations d’urgence plausibles; être adaptés au tribunal concerné et à ses usagers; et être faciles à comprendre et à suivre.

En plus des processus et des outils élaborés pendant la pandémie de COVID-19, les plans existants pour les situations d’urgence à court terme, tels que les plans d’urgence opérationnels, peuvent servir de point de départ pour planifier les réponses aux situations à plus long terme. Des gabarits, des listes de vérification, des organigrammes et d’autres outils peuvent aussi aider les tribunaux à élaborer et à mettre en œuvre leurs plans d’intervention d’urgence et de continuité des opérations. À cette fin, l’annexe 2 propose une liste d’outils de planification d’urgence.

3.1 Définition des acteurs clés

Une des clés du succès des mesures d’urgence et de la continuité des opérations consiste à savoir qui est responsable de quoi, et à obtenir la contribution des organisations et des personnes pertinentes. Pour ce faire, il est utile de faire ce qui suit :

  • établir des relations avec d’autres secteurs du gouvernement, en particulier avec ceux qui sont responsable des interventions d’urgence, afin de s’assurer qu’ils comprennent les besoins et le rôle spécifiques du pouvoir judiciaire. L’établissement de ces relations avant une crise peut favoriser une collaboration plus efficace en cas d’urgence;
  • mettre en place un comité chargé d’élaborer et de maintenir un plan d’intervention d’urgence et de continuité des activités, y compris des politiques et des procédures. Ce comité devrait comprendre des experts en matière de santé et de sécurité, des membres du comité de santé et de sécurité (représentants des cadres et des travailleurs) et des experts en la matière (le cas échéant);
  • définir les rôles et les responsabilités quant aux activités quotidiennes et aux mesures supplémentaires à prendre pour mettre en œuvre un plan d’intervention d’urgence ou de continuité des opérations;
  • affecter des personnes ou des postes à chaque rôle, mais éviter d’attribuer plusieurs rôles à la même personne;
  • planifier les pouvoirs décisionnels pour les aspects des activités judiciaires qui pourraient être touchés par une situation d’urgence, par exemple :
    • la fermeture d’immeubles utilisés par les tribunaux ou la restriction d’accès à ceux-ci;
    • l’annulation ou le report d’audiences, ou le changement de mode d’instruction (par exemple passage d’une instruction sur place à une instruction virtuelle, ou vice versa);
    • la modification des heures d’ouverture du comptoir de service ou des heures d’audience;
    • l’autorisation du télétravail pour le personnel;
    • la suspension ou la prorogation des délais prévus par la loi ou la modification des procédures judiciaires, notamment en ce qui concerne les exigences relatives au dépôt ou les étapes préalables à l’audience.
  • établir et structurer des partenariats avec des autorités ou des groupes pertinents, notamment parmi ceux qui utilisent les services du tribunal, travaillent dans les tribunaux, fournissent des services essentiels aux tribunaux et à leurs usagers, représentent ou servent les usagers marginalisés au sein de la communauté, ou gèrent les interventions d’urgence à l’échelle communautaire. Pour de plus amples renseignements et des exemples concernant les façons de structurer les partenariats efficacement, voir la fiche-conseil du Comité d’action portant sur la collaboration entre les divers intervenants;
  • s’appuyer sur un groupe de décision suffisamment petit pour fonctionner efficacement et pour se concentrer sur la réponse à la situation d’urgence en cause, tout en établissant des canaux de communication pour informer toutes les parties pertinentes;
  • identifier les usagers qui sont marginalisés ou qui ont des besoins spéciaux. Inclure les organisations communautaires qui apportent un soutien à ces usagers des tribunaux et songer à des moyens de réduire l’incidence des mesures d’urgence sur le fonctionnement de ces organisations;
  • identifier les liens hiérarchiques ascendants dans la structure organisationnelle afin de veiller à ce que les ressources puissent être trouvées, affectées et utilisées rapidement.
3.2 Élaboration ou adaptation des procédures et des processus

Pour assurer le maintien d’activités dans une situation d’urgence, le tribunal touché doit généralement changer sa façon de fonctionner. La préparation de procédures ou de processus visant la continuité des opérations peut comprendre ce qui suit :

  • élaborer des procédures d’intervention d’urgence pour chaque scénario d’urgence plausible identifié dans une évaluation des risques;
  • préparer une liste de délais de prescription à respecter et d’autres questions urgentes à prioriser en cas de réduction de capacité, de même qu’un document d’orientation sur la prorogation ou la suspension de délais;
  • rendre facilement accessibles des exemplaires de toutes les procédures et politiques opérationnelles pertinentes, aussi bien sous forme électronique que sur support papier;
  • prévoir les politiques et procédures permanentes qu’il pourrait être nécessaire de modifier dans telle ou telle situation d’urgence, en tenant compte de ce qui suit :
    • moyens qui permettraient d’effectuer à distance les activités s’effectuant normalement en personne, ou vice versa;
    • moyens de fonctionner avec un nombre considérablement réduit de juges et de membres du personnel judiciaire;
    • obstacles supplémentaires en matière d’accès à la justice auxquels différents groupes peuvent se heurter, notamment la perte d’accès à des technologies requises, à des moyens de transport ou à des services de soutien.
3.3 Planification des besoins en fournitures d’urgence

En plus de prévoir le nécessaire pour être en mesure de répondre aux urgences immédiates (par exemple en se dotant d’équipement de secourisme adéquat), les tribunaux doivent se demander de quelles fournitures ils pourraient avoir besoin pour répondre aux perturbations à plus long terme. Il faut se demander qui en aurait besoin, quand et à quel endroit.

L’acquisition des fournitures requises en cas d’urgence peut comprendre ce qui suit :

  • préapprouver un fournisseur qui pourra rapidement fournir de l’équipement d’urgence ou d’autres biens au besoin;
  • conclure des accords écrits d’aide mutuelle avec d’autres organisations en prévision d’une situation d’urgence, afin de faciliter l’accès rapide à des fournitures d’urgence;
  • vérifier régulièrement les fournitures sur place pour s’assurer qu’elles conviendront à une utilisation en cas d’urgence.
3.4 Tenue au courant des acteurs pertinents

Avant qu’une urgence survienne, il est important d’établir des canaux de communication avec la magistrature, le personnel, les partenaires en intervention d’urgence (tels que les autorités de santé publique, les services policiers ou les services d’incendie, dépendamment de la nature de l’urgence), les avocats, les usagers des tribunaux, les organisations communautaires, les organes de presse et le grand public. Voici des conseils pour préparer des communications d’urgence efficaces :

  • tenir des listes de contacts à jour;
  • élaborer un plan de communication qui permettra aux tribunaux de transmettre aux médias un message empreint d’empathie, concis et précis, qui préserve la vie privée et la confidentialité et qui s’abstient de proposer une cause potentielle avant qu’une enquête ne soit menée. Les plans de communication doivent tenir compte de ce qui suit:
    • à qui seront confiées la rédaction et l’autorisation des produits de communication ainsi que la prise de contact avec les médias et les autres acteurs pertinents;
    • différentes façons de communiquer aux personnes touchées l’information à propos de la modification des activités, par exemple au moyen du site Web du tribunal, des médias sociaux ou d’un courriel, ou par des avis sur support matériel;
    • façons d’informer les personnes qui se heurtent à certains obstacles en matière d’accessibilité (p. ex. des difficultés de langage, des troubles de la vue ou de l’audition, ou une impossibilité d’accès à la technologie);
    • autres moyens de substitution lorsque les canaux de communication technologique ne sont pas disponibles;
  • élaborer des gabarits pour les avis, les directives de pratique ou les autres produits de communication qu’il peut être nécessaire de diffuser rapidement en cas d’urgence.

En prévision des situations d’urgence et tout au long de celles-ci, les tribunaux devraient veiller à tenir le public, et en particulier les personnes qui doivent comparaître devant les tribunaux, informé des changements apportés aux horaires.

Il est également important de fournir aux juges, au personnel judiciaire et aux professionnels du droit des formations sur les éléments de procédure nouveaux ou adaptés, et d’informer ou de sensibiliser au besoin les autres usagers des tribunaux. Les personnes qui jouent un rôle d’intervention d’urgence doivent aussi recevoir une formation appropriée sur les aptitudes requises à cet égard. Les formations pertinentes peuvent notamment servir à expliquer :

  • comment installer, configurer et utiliser l’équipement nécessaire;
  • comment effectuer les tâches inhabituelles, telles qu’accéder à des documents matériels lorsque les documents électroniques sont inaccessibles;
  • comment rester en contact avec le personnel pertinent, et notamment comment utiliser les logiciels de vidéoconférence à cette fin.
3.5 Tenue à jour du plan

Il est crucial de mettre préalablement à l’essai les plans d’intervention d’urgence et de continuité des opérations, puis de les revoir et de les améliorer continuellement pendant et après une situation d’urgence. Voici des éléments qui peuvent servir à tenir les plans à jour :

  • formation continue;
  • exercices de simulation pratique de situations d’urgence pour tous les scénarios plausibles, selon un calendrier annuel et conformément aux procédures d’intervention d’urgence établies;
  • exercices théoriques de simulation (exercices d’application de la procédure d’intervention sans exécution réelle des mesures d’urgence) faisant intervenir tous les acteurs pertinents;
  • vérification régulière des ressources comparativement à ce que prévoient les plans d’intervention et de continuité;
  • obtention d’une rétroaction continue, et évaluation de l’efficacité du plan pendant une situation d’urgence;
  • réalisation d’un examen a posteriori, une fois que la situation d’urgence est terminée.

4. Ressources supplémentaires

4.1 Organisations pertinentes

Les organisations suivantes fournissent des documents d’orientation fiables en appui à la planification des interventions d’urgence et de la continuité des opérations :

4.2 Ressources utiles

ANNEXE 1

Situations d’urgence, incidences et mesures d’intervention

Selon le type de situations d’urgence, les répercussions sur les activités judiciaires peuvent grandement varier. Le tableau suivant évoque différentes situations, leurs répercussions possibles et les mesures d’intervention que les tribunaux peuvent avoir à prendre.

Situations d’urgence

Répercussions possibles

Mesures d’intervention

Personnes

Lieux

Équipement et systèmes

Dossiers

Catastrophes naturelles, p. ex. séismes, feux de forêt ou inondations

 

-Évacuation

-Blessures graves ou décès

-Stress élevé

-Problèmes de transport

-Fermeture de l’immeuble où se trouve le tribunal

-Dommages à l’immeuble où se trouve le tribunal

-Perte de biens

-Perte d’accès à l’équipement

-Perte de documents matériels

-Perte de documents électroniques stockés localement

-Changement de lieu

-Passage du personnel au télétravail, dans la mesure du possible

-Évaluation des dommages et des réparations requises pour que l’immeuble puisse être réintégré en toute sécurité

-Identification et communication des affaires prioritaires à traiter ainsi que des modifications apportées aux horaires, aux délais et aux modes d’instruction des autres affaires

-Fourniture de services de consultation et d’autres services de soutien au personnel touché

Météo extrême, p. ex. tempêtes hivernales, vents violents ou tornades

 

-Blessures graves

-Stress

-Problèmes de transport

-Fermeture de l’immeuble où se trouve le tribunal

-Dommages à l’immeuble où se trouve le tribunal

-Perte de biens

-Perte d’accès aux documents matériels

-Changement de lieu

-Passage du personnel au télétravail, dans la mesure du possible

-Évaluation des dommages et des réparations requises pour que l’immeuble puisse être réintégré en toute sécurité

-Identification et communication des affaires prioritaires à traiter ainsi que des modifications apportées aux horaires, aux délais et aux modes d’instruction des autres affaires

Pandémies ou autres crises sanitaires de grande ampleur

 

-Effets sur la santé allant de légers à graves, y compris jusqu’au décès

-Stress élevé

-Limitation de la capacité des occupants d’immeuble

-Fermeture de l’immeuble où se trouve le tribunal

-Perte d’accès à l’équipement à contact fréquent

-Perte d’accès aux documents matériels

-Perte d’accès aux documents électroniques stockés localement

-Passage du personnel au télétravail, dans la mesure du possible

-Mise en place d’un plan prévoyant le recours à des travailleurs temporaires si une part notable de l’effectif tombe malade en même temps

-Identification et communication des affaires prioritaires à traiter ainsi que des modifications apportées aux horaires, aux délais et aux modes d’instruction des autres affaires

-Fourniture de services de consultation et d’autres services de soutien au personnel touché

Attaques violentes dans les tribunaux, désordres civils ou manifestations ayant une incidence sur le lieu d’activité judiciaire ou la collectivité qu’ils servent

 

-Évacuation immédiate

-Stress élevé

-Problèmes de transport

-Fermeture de l’immeuble où se trouve le tribunal

-Perte de biens

-Perte d’accès à l’équipement

-Perte d’accès aux documents matériels

-Perte d’accès aux documents électroniques stockés localement

-Passage du personnel au télétravail, dans la mesure du possible

-Identification et communication des affaires prioritaires à traiter ainsi que des modifications apportées aux horaires, aux délais et aux modes d’instruction des autres affaires

-Fourniture de services de consultation et d’autres services de soutien au personnel touché

Cyberattaque contre l’infrastructure du tribunal ou d’acteurs clés du système de justice tels que la police ou la Couronne

 

-Stress et autres conséquences psychologiques

-Effets possibles sur les systèmes de l’immeuble, par exemple en ce qui concerne la sécurité

-Perte d’accès aux systèmes électroniques, notamment pour l’établissement du calendrier, le classement des dossiers et les audiences à distance

-Perte d’accès aux documents électroniques

-Utilisation de systèmes hors réseau et non électroniques

-Identification et communication des affaires prioritaires à traiter ainsi que des modifications apportées aux horaires, aux délais et aux modes d’instruction des autres affaires

-Identification et corrigement des vulnérabilités en matière de cybersécurité

-Enquête sur les atteintes à la vie privée

Bombes ou explosions ayant une incidence sur le lieu d’activité judiciaire ou la collectivité qu’il sert

 

-Évacuation immédiate

-Blessures graves ou décès

-Stress élevé et autres conséquences psychologiques

-Trouble de stress post-traumatique

-Dommages à l’immeuble où se trouve le tribunal

-Perte d’accès à l’équipement

-Perte de biens

-Perte de documents matériels

-Perte de documents électroniques stockés localement

-Changement de lieu

-Passage du personnel au télétravail, dans la mesure du possible

-Évaluation des dommages et des réparations requises pour que l’immeuble puisse être réintégré en toute sécurité

-Identification et communication des affaires prioritaires à traiter ainsi que des modifications apportées aux horaires, aux délais et aux modes d’instruction des autres affaires

-Fourniture de services de consultation et d’autres services de soutien au personnel touché

Incendie dans un immeuble ou autre problème d’infrastructure touchant le lieu d’activité judiciaire

 

-Évacuation immédiate

-Blessures graves ou décès

-Stress élevé et autres conséquences psychologiques

-Dommages à l’immeuble où se trouve le tribunal

-Perte d’accès à l’équipement

-Perte de biens

-Perte de documents matériels

-Perte de documents électroniques stockés localement

-Changement de lieu

-Passage du personnel au télétravail, dans la mesure du possible

-Évaluation des dommages et des réparations requises pour que l’immeuble puisse être réintégré en toute sécurité

-Identification et communication des affaires prioritaires à traiter ainsi que des modifications apportées aux horaires, aux délais et aux modes d’instruction des autres affaires

-Enquêter sur la source du problème et y remédier

Défaillances technologiques, y compris les pannes de télécommunications

 

-Inconfort causé par exemple par une panne de chauffage en hiver

-Blessure, par exemple en cas de chute causée par un manque d’éclairage

-Absence d’éclairage, de chauffage ou de climatisation

-Problèmes de mobilité pour les personnes qui ne peuvent pas facilement utiliser les escaliers

-Fermeture de l’immeuble où se trouve le tribunal

-Perte d’accès aux systèmes électroniques, notamment pour l’établissement du calendrier, le classement des dossiers et les audiences à distance

-Perte d’accès aux documents électroniques

-Utilisation de systèmes hors réseau et non électroniques

-Identification et communication des affaires prioritaires à traiter ainsi que des modifications apportées aux horaires, aux délais et aux modes d’instruction des autres affaires

 

Panne d’électricité

-Utilisation d’une génératrice de secours

-Utilisation de systèmes hors réseau et non électroniques (par exemple des dossiers papier)

-Songer à passer au télétravail, si les travailleurs ont encore de l’électricité chez eux

 

Panne de télécommunications

-Recours à plus d’un fournisseur d’accès Internet

Catastrophe nucléaire

-Évacuation immédiate

-Blessures graves ou décès

-Stress élevé et autres conséquences psychologiques

-Problèmes de transport (congestion routière dans les environs)

-Dommages à l’immeuble où se trouve le tribunal

-Fermeture de l’immeuble où se trouve le tribunal

-Site radioactif

-Perte de biens

-Perte de documents matériels

-Perte de documents électroniques stockés localement

-Changement de lieu

-Passage du personnel au télétravail, dans la mesure du possible

-Évaluation des dommages et des réparations requises pour que l’immeuble puisse être réintégré en toute sécurité

-Identification et communication des affaires prioritaires à traiter ainsi que des modifications apportées aux horaires, aux délais et aux modes d’instruction des autres affaires

-Fourniture de services de consultation et d’autres services de soutien au personnel touché

-Ne retourner sur le site que lorsque les niveaux de radiation sont sécuritaires pour l’occupation humaine

 

ANNEXE 2

OUTILS D’ÉVALUATION ET D’EXERCICE

On peut utiliser plusieurs outils pour élaborer et mettre en œuvre des plans d’intervention d’urgence et de continuité des activités. Des modèles utiles pour de nombreux types de plans sont fournis dans le guide du National Center for State Courts des États-Unis portant sur la planification de la continuité des opérations des tribunaux (Continuity of Court Operations: Steps for COOP Planning – en anglais).

1. Outils d’élaboration

Voici quelques outils qui peuvent être utiles pour évaluer le degré de préparation d’un tribunal à une situation d’urgence et pour élaborer un plan :

  • Outils d’évaluation des risques pour identifier les éléments d’activité judiciaire qui pourraient être vulnérables à différents types de situation d’urgence et pour déterminer des façons d’atténuer les risques en question.
  • Questionnaires sur la continuité des activités pour mieux comprendre comment le tribunal fonctionne en temps normal en ce qui concerne les ressources humaines, les lieux utilisés, l’équipement et les systèmes ainsi que les dossiers.
  • Outils de planification de la continuité des activités pour examiner systématiquement les implications possibles de différentes situations d’urgence et déterminer des moyens d’y remédier. L’outil de planification peut simplement ressembler à ceci :

Événement

Cause

Problème

Mesures de continuité des activités

Mesures de résolution du problème

Exemple

Panne d’électricité

Exemple

Panne locale du réseau électrique

Exemple

-Incapacité d’utiliser des appareils électroniques (ordinateurs, etc.)

-Absence d’éclairage électrique

-Absence de chauffage ou de climatisation

Exemple

-Utilisation d’une génératrice de secours

-Utilisation de systèmes hors réseau et non électroniques

-Si le problème persiste plus d’une journée, songer à passer au télétravail, si les travailleurs ont encore de l’électricité chez eux

Exemple

-Communiquer avec le responsable de la gestion d’immeuble

-Communiquer avec le fournisseur d’électricité pour l’informer du problème électrique

 

  • Exercices théoriques de simulation pour mettre à l’essai le plan d’intervention d’urgence en simulant les mesures prévues dans un scénario fictif, puis pour identifier les aspects à améliorer.
  • Outils d’examen après la situation d’urgence, par exemple des comptes rendus post-action, pour noter les leçons à retenir et y réfléchir, de façon à mieux se préparer à de futures situations d’urgence.

2. Outils de mise en œuvre

D’autres outils seront utiles au moment de mettre en œuvre le plan d’urgence, dont ceux-ci :

  • Listes d’affaires prioritaires à traiter même si le tribunal fonctionne à capacité réduite, et inventaire des ressources minimales requises à cet égard.
  • Listes de vérification portant sur des questions telles que :
    • les conditions qui exigeraient la fermeture du palais de justice ou du comptoir de services;
    • les normes minimales à respecter pour la tenue d’audiences en personne;
    • les conditions permettant la suspension d’une affaire;
    • les exigences minimales auxquelles doivent satisfaire les lieux de substitution
    • les conditions qui doivent être remplies pour que le personnel puisse (ou doive) faire du télétravail;
    • l’équipement essentiel qu’il faudrait aller récupérer dans les cas où les activités doivent être relocalisées mais où il est possible d’aller chercher des choses dans l’immeuble.
  • Listes de contacts indiquant les noms et coordonnées des acteurs internes et externes qui seront soit chargés de soutenir les mesures d’urgence, soit touchés par la modification du fonctionnement, et ceux des organes de presse ainsi que des organisations juridiques et communautaires qui pourraient aider à communiquer ces modifications.
  • Gabarits de documents qui seront probablement requis en situation d’urgence, notamment ceux-ci :
    • avis au public et aux professionnels indiquant les scénarios probables tels que la modification du calendrier du tribunal, des modes d’instruction, des façons de déposer les documents, ou des heures d’ouverture;
    • modifications à apporter au site Web du tribunal pour informer les acteurs pertinents de l’état des activités;
    • panneaux pour indiquer aux gens, sur les lieux judiciaires, les changements qui ont été apportés à l’accès en personne, à la procédure de dépôt de documents ou aux heures d’ouverture du service au comptoir;
    • rapports d’incident, y compris les risques d’exposition lorsqu’il s’agit de crises de santé publique;
    • accords sur l’utilisation des lieux de substitution.
  • Statuts dont pourrait se doter un comité de gestion des urgences du tribunal ou tout autre organe d’intervention d’urgence, ce qui peut notamment comprendre les éléments suivants :
    • la portée et la durée de son mandat;
    • ses membres ainsi que leurs rôles et responsabilités respectifs, le tout accompagné de coordonnées à jour;
    • ses pouvoirs décisionnels et la façon dont il les exercera.
  • Guides rapides et organigrammes de mesure à prendre pour :
    • déterminer s’il faut réunir le comité de gestion des urgences du tribunal ou tout autre organe d’intervention d’urgence
    • mettre en œuvre de nouveaux protocoles, notamment par rapport à des mesures de santé publique, à des fermetures temporaires ou à la suspension d’activités
    • effectuer des dépenses lorsqu’une situation d’urgence survient, ce qui passe notamment par l’obtention des autorisations financières pour divers types d’achats
    • répondre à un refus de travail de la part du personnel
  • Fournitures clés relatives à la continuité des activités, ou listes de fournisseurs approuvés pour se les procurer. Chaque tribunal devrait connaître les fournitures dont il est tenu de disposer par règlement. Les fournitures d’urgence dont un tribunal peut avoir besoin en tout temps comprennent :
    • Une trousse de premiers soins avec des fournitures adaptées au nombre d’occupants
    • Un système de détection et d’alarme incendie
    • Équipement de protection contre les incendies, comme les extincteurs portatifs et les gicleurs
    • Équipement d’accessibilité comme une chaise d’évacuation d’urgence pour les personnes en fauteuil roulant
    • Une carte du site qui indique les ressources d’urgence, les voies de sortie, les points de rassemblement et d’autres renseignements essentiels à la sécurité
    • Éclairage de secours pour éclairer l’itinéraire de sortie en cas de perte de puissance

Selon la nature de la situation d’urgence, les ressources additionnelles requises pourraient comprendre ce qui suit :

  • ordinateur portable (et périphériques nécessaires) pour chaque travailleur
  • génératrice de secours pour le lieu d’activité judiciaire
  • appareils de protection respiratoire, masques médicaux ou autres formes d’équipement de protection personnelle